Travel Management in een onzeker 2020
Na de release van de zesde jaarlijkse Global Travel Forecast is één ding zeker: er liggen onzekere tijden in het verschiet.

De verwachtingen op het gebied van zakenreizen zijn te lezen in de Global Travel Forecast: hierin nemen CWT en GBTA (Global Business Travel Association) voor het zesde jaar op rij de bepalende factoren voor zakenreizen onder de loep. De verwachtingen voor volgend jaar zijn behoorlijk onzeker en onvoorspelbaar en dit heeft vooral te maken met verschillende ontwikkelingen wereldwijd. Van escalerende handelsoorlogen en spanningen in het Midden-Oosten, tot gedoe rondom de Brexit en terugvallende economische cijfers van grote handelslanden.

Maar ook in de reisbranche zelf zijn veel zaken gaande die de aandacht opeisen. Nieuwe technologieën zoals AI (artificial intelligence), machine learning en blockchain hebben volop de aandacht. Daar komt nog eens bij dat bedrijfsmodellen van reisaanbieders fundamentele verschuivingen laten zien. Luchtvaartmaatschappijen, hotels en vervoerders veranderen namelijk hun werkwijze waardoor ook het klantencontact verandert. Tijd om het reisbeleid als travelmanager eens goed onder de loep te nemen, in deze onzekere tijden.

Calamiteitenplannen

‘Op geopolitieke ontwikkelingen heeft u geen invloed, maar u kunt er wel voor zorgen dat u paraat staat als u of uw reizigers hierdoor wordt getroffen’, zegt een in Engeland gevestigde reisinkoper. ‘Je hebt calamiteitenplannen nodig en moet met andere afdelingen werken aan een gezamenlijke aanpak. Uw kop in het zand steken en straks zeggen dat u dat niet had zien aankomen, is geen optie. Daar komt u niet mee weg.’

‘De heersende onzekerheid heeft niet alleen invloed op het reizen zelf. U bent namelijk vast niet de enige in uw bedrijf die zich voorbereidt op de onzekere toekomst. Werk dus samen met andere afdelingen om tot het beste resultaat te komen’, voegt Chris Pouney, van Severnside Consulting toe. ‘Werk met de privacy-afdeling aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), met de afdeling Financiën aan een plan om met wisselende valuta’s om te gaan en met het beveiligingsteam om risico’s in kaart te brengen.’

Kansen in onzekere tijden

Zijn er dan alleen maar donkere wolken aan de horizon? ‘Nee, voor travelmanagers die over de juiste tools en inzichten beschikken, kan onzekerheid ook veel nieuwe kansen creëren’, zegt Richard Johnson, Senior Director bij CWT Solutions Group. ‘Onzekerheid biedt namelijk ook kansen voor wie reizen inkoopt’, legt hij uit. Als financiële instellingen na de Brexit bijvoorbeeld minder tussen grote financiële centra vliegen, zullen de vliegprijzen naar die plekken vanzelf dalen. ‘Verkopers van vluchten zullen de klap als eerste voelen en met hun tarieven moeten gaan zakken. Dat kan voor klanten en travelmanagers veel voordeel opleveren’, zegt Johnson.

De wereldwijde onzekerheid kan bovendien zorgen dat de prijzen van vluchten, hotels en vervoer zullen dalen. Dat is ook het beeld dat de Global Travel Forecast laat zien. Wereldwijd wordt voor 2020 slechts een bescheiden verhoging verwacht van vliegtarieven (1,2%), hoteltarieven (1,3%) en autoverhuurkosten (1%). Binnen Europa zullen de prijsstijgingen waarschijnlijk minimaal zijn.

De grote vraag is nu hoe travelmanagers van deze vertraagde prijsgroei en mogelijke geopolitieke invloeden kunnen profiteren.

Travel management in onzekere tijden, hoe doe je dat?

Geef uw reizigers updates van geopolitieke ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op hun reisplannen. Lever ook praktische informatie zoals veranderende regels omtrent paspoort of visum.

  • Benadruk het belang van boeken via zakelijke kanalen, waardoor reizigers kunnen worden gelokaliseerd en geholpen bij noodgevallen.
  • Geef het totale kostenplaatje van elke reis van deur tot deur. Is er een prijsstijging van een vlucht of hotel? Compenseer deze dan met de prijs voor een ander onderdeel van de reis. Zo staat u ook sterker tijdens de onderhandelingen met leveranciers.
  • Vooraf reserveren bij met name vluchten, treinen en hotels is zeer belangrijk om de beste tarieven te garanderen. Online boeken drukt ook de kosten.
  • Zorg ervoor dat u uw reisprogramma tot in de details kent en begrijpt. Dan kunt u snel reageren op onverwachte situaties.
  • Bied uw reizigers alle keuzes die ze wensen, zodat ze verleid worden om de platforms te gaan gebruiken die u prefereert. Denk bij vervoer ook aan opties als Uber en bij overnachtingen aan Airbnb.
  • Zorg dat u kunt profiteren van de nieuwe strategieën van uw leveranciers. Denk aan hotels die bezig zijn met sectorbrede kortingen en dynamische prijzen of luchtvaartmaatschappijen die hun beste tarieven via nieuwe NDC-platforms (New Distribution Capability) aanbieden.
  • Vraag uw medewerkers naar hun ervaring met alle onderdelen van hun reis. Door de tevredenheid van uw mensen goed in kaart te hebben, kunt u eventuele problemen met leveranciers direct signaleren en afhandelen.

Het hele plaatje

Een goede voorbereiding is essentieel. Daarbij is het belangrijk dat u uw reisprogramma tot in de kleinste details kent. Met een scherp en volledig beeld van uw programma zult u immers beter in staat zijn te anticiperen op belangrijke wereldwijde ontwikkelingen. Hoe brengt u het totaalplaatje van uw programma het beste in kaart? Er zijn tegenwoordig veel eenvoudige tools waarmee u snel gegevens verzamelt en analyseert. De inzichten die deze analyses opleveren, helpen u uw reisprogramma efficiënter te maken en uw service te verbeteren. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk om bij noodgevallen uw reizigers te lokaliseren en indien nodig hulp te bieden.

‘Verstandige reisinkopers zorgen dat ze een volledig beeld hebben van hun reisprogramma’, zegt Johnson. ‘Zij weten via de juiste kanalen, zoals boekingsprogramma’s, waardevolle en consistente data te verkrijgen. Een goed en solide reisbeleid waarin duidelijke richtlijnen en regels zijn opgesteld, is cruciaal’, voegt hij toe. ‘Op die manier heeft niemand meer het excuus niet op de hoogte te zijn van mogelijke noodgevallen.’

Daarnaast helpt het verzamelen van gegevens over reisvoorkeuren, aantallen en uitgaven ook voor een betere onderhandelingspositie met reisaanbieders. Met een verminderde vraag naar vluchten of hotelkamers kunt u er betere deals uitslepen. ‘Wat er ook gebeurt, treinen blijven rijden, vliegtuigen blijven vliegen en hotelbedden blijven worden opgemaakt. Uiteindelijk zullen mensen toch moeten reizen voor hun werk dus dat biedt interessante kansen’, voegt Johnson toe.

ROI

Behalve een gedegen voorbereiding op wat komen gaat, biedt de heersende onzekerheid nog een andere kans. Met veel en betrouwbare data kunnen bedrijven nu namelijk eens goed laten zien welke waarde hun reisprogramma toevoegt aan hun organisatie. Dit zogenoemde Return on Investment (ROI) is lange tijd een ondergeschoven kindje geweest. ‘Reizen werden vooral gezien als kostenpost en niet als mogelijke winstfactor’, zegt Johnson. ‘Nu we toegang hebben tot essentiële data, liggen de zaken anders.’ We hebben nu gegevens over elk aspect van het reisprogramma waardoor we veel beter in kaart kunnen brengen hoe reizen rendement kan opleveren voor de organisatie. Het gaat dus niet alleen over de prijs van een vliegticket, maar om de hele reis van deur tot deur en de impact hiervan op de reiziger. Johnson bevestigt: ‘Er is nu meer waardering voor hoe een reisprogramma zo veel mogelijk rendement kan leveren. Organisaties moeten gaan nadenken over een goede prijs, maar ook over de vraag hoe werknemers productief kunnen werken terwijl ze op zakenreis zijn.’

Een genereus reisprogramma

Hoe werf je de beste en slimste mensen en hoe zorg je dat ze ook bij het bedrijf blijven? Een genereus reisbeleid kan het verschil maken, zeker als concurrerende werkgevers vergelijkbare functies en salarissen bieden. Denk dus goed na wanneer u, met het oog op de onzekere toekomst, overweegt te snijden in uw reisbudget en richtlijnen. Wilt u echt het risico lopen uw werknemers te verliezen aan de concurrent?

Benchmarking

De Global Travel Forecast kan nog op een andere manier bijdragen aan het koopproces. Met de voorspellingen kunnen klanten namelijk de verschillende prijsstijgingen vergelijken waar zij in 2020 waarschijnlijk mee te maken krijgen. Zo wordt er van de West-Europese vlieg-, hotel- en grondtransportprijzen slechts stijgingen van minder dan 1% verwacht. Bovendien wordt de grootste economie van Europa, Duitsland, geconfronteerd met een ‘economische tegenwind en een dalend ondernemersvertrouwen’. Daar komen de mogelijke gevolgen van arbeidsconflicten, klimaatprotesten, handelsoorlogen, stijgende olieprijzen en terrorisme nog bij. In Noord-Amerika zullen zowel de vliegtarieven als de hotelprijzen in 2020 naar verwachting met 2,3% stijgen. Dit als gevolg van de aanhoudend sterke Amerikaanse economie, die een hoger groeiniveau heeft dan de Azië/Pacific-regio.

Behalve een benchmark te gebruiken binnen de eigen organisatie, is een vergelijking ten opzichte van collega’s ook belangrijk, aldus Chris Pouney van Severnside Consulting. ‘Maak een benchmark ten opzichte van andere inkopers, met name in uw sector’, adviseert hij.

Hoe 2020 er ook gaat uitzien, een ding is zeker: het wordt een interessant en misschien ook best spannend jaar voor travelmanagers. Gelukkig zijn er steeds meer manieren om goed voorbereid te zijn op deze onzekerheid. En laten we niet vergeten dat er ook mogelijkheden zijn om te profiteren van de onzekere vooruitzichten.


Meer weten over de voorspellingen op het gebied van zakenreizen in 2020? Download dan de Global Travel Forecast en ontvang meer informatie over de trends, tips en inzichten.

 

Photos: iStock

Blijf op de hoogte

Wilt u de volgende editie van Connect magazine automatisch in uw mailbox ontvangen? Meld u dan nu aan!

Meld mij aan